ESETTANULMÁNYOK
Legutóbbi sikeres megoldásaink ügyfeleink számára
Az Iktatás és Dokumentumkezelés Modul kialakulása és előnyei
Sokak problémája
Sok szervezet működését megnehezíti a dokumentumok kezelése, ami lassú ügyintézéshez, határidők csúszásához és hibás kifizetésekhez vezethet.
A kihívás
A dokumentum kezelés útvesztői
Sok szervezet napi szintű működését nehezíti a beérkező és belső dokumentumok – legyen szó számlákról, szerződésekről, ajánlatokról vagy egyéb iratokról – kezelésének nehézkessége.
A hagyományos, gyakran papíralapú vagy nem integrált digitális rendszerek mellett a dokumentumok könnyen elkallódhatnak, miközben a jóváhagyási folyamatok során kézről-kézre járnak a különböző szervezeti egységek között. Ez lassú ügyintézéshez, a határidők csúszásához vezethet. Problémát jelent továbbá az iratok nehézkes visszakeresése, azok teljes „életútjának” követhetetlensége, és növekszik a hibás kifizetések (pl. túlszámlázás, teljesítés nélküli számlák) kockázata is.
A megoldás
Célzott Modul a Hatékony Dokumentumáramlásért
Ezekre a konkrét operatív problémákra válaszul született meg az „Iktatás és Dokumentumkezelés” modul.
A fejlesztés célja egy olyan digitális eszköz létrehozása volt, amely rendet teremt a dokumentumok kezelésében és átláthatóvá teszi azok mozgását a szervezeten belül.
A modul működése a gyakorlatban
Digitalizálás és Központi Tárolás: A beérkező dokumentumok digitalizálásra kerülnek és egy központi, biztonságos rendszerben tárolódnak, ahol egyedi azonosítót kapnak.
Definiált munkafolyamatok (Workflow): Előre meghatározott digitális útvonalakon (workflow-kon) haladnak a dokumentumok (pl. egy számla a beérkezéstől a könyvelésig).
Felelősségi körök és határidők: Minden folyamatlépéshez egyértelműen felelős személy és határidő rendelhető, ami növeli a számonkérhetőséget és a folyamatok pontosságát.
Szabályozott hozzáférés: A rendszer biztosítja, hogy minden munkatárs csak a számára releváns dokumentumokkal találkozzon és foglalkozzon.
Nyomonkövetés és Visszakereshetőség: Az iratok teljes útja, az összes kapcsolódó információval (pl. csatolt teljesítésigazolások, szerződések) együtt, bármikor könnyedén visszakereshető és ellenőrizhető.
Elért eredmények és közvetlen előnyök
Az „Iktatás és Dokumentumkezelés” modul alkalmazása révén a vállalatok a következő pozitív változásokat tapasztalhatják:
Gyorsabb Ügymenet: Jelentősen felgyorsulnak a dokumentumokhoz kötődő folyamatok, különösen az olyan kritikus lépések, mint a beérkező számlák igazolása és jóváhagyása.
Kevesebb Hiba: Az automatizált és ellenőrzött lépések csökkentik a manuális adatkezelésből fakadó hibák lehetőségét.
Jobb Költségkontroll: A rendszer átláthatósága segít a hibás vagy indokolatlan kifizetések (pl. túlszámlázás) kiszűrésében.
Nagyobb Hatékonyság: A munkatársak tehermentesülnek a felesleges adminisztráció alól, és a lényegi feladataikra koncentrálhatnak.
Átlátható Működés: A dokumentumok státusza és útja mindig naprakészen követhető.
Azonnali Információelérés: A keresett dokumentumok és a hozzájuk tartozó előzmények gyorsan rendelkezésre állnak.
Összegzés
Az „Iktatás és Dokumentumkezelés” modul egy jó példa arra, hogyan lehet egy gyakori és sok bosszúságot okozó üzleti problémát egy célzott digitális megoldással hatékonyan orvosolni. A modul bevezetése közvetlenül hozzájárul a belső folyamatok racionalizálásához, az adminisztratív terhek csökkentéséhez és a működési hatékonyság növeléséhez.
TOVÁBBI
ESETTANULMÁNYOK
Legutóbbi sikeres megoldásaink
ügyfeleink számára
Digitalizálás és automatizálás
Az alvállalkozói ráfordítások nyomon követése és kezelése gyakran manuális és időigényes, ami hibákhoz és késedelmekhez vezethet. Az azERP A-Z Kölcsön modulja digitalizálja és automatizálja az alvállalkozói ráfordítások kezelését, csökkentve az adminisztratív terheket és …
Hogyan oldottuk meg XY Zrt. workflow problémáit?
Folyamat vezérelt modulunk végigkíséri a bejelntést a helyszíni kivizsgálás, delegálás, munka elvégzés, munkalap csatolás és garanciális munka lezárás fázisain. Kezeli az éves bejárásokat, alvállalkozónként gyűjti az el nem végzett …
Sikeres vállalatirányítási rendszer XY Zrt. részére
Folyamat vezérelt modulunk végigkíséri a bejelntést a helyszíni kivizsgálás, delegálás, munka elvégzés, munkalap csatolás és garanciális munka lezárás fázisain. Kezeli az éves bejárásokat, alvállalkozónként gyűjti az el nem végzett …
Speciális építőipari moduljaink
Az A-Z ERP szoftver 8 különböző modult tartalmaz, amiket kifejezetten az építőipari cégek részére fejlesztettünk.
A szoftver moduláris felépítésének köszönhetően rugalmasan alkalmazkodik a vállalatok különböző folyamataihoz, növelve a hatékonyságot és az átláthatóságot.
Projekt modul
Alvállalkozói versenyeztetés modul
Workflow modul
Jegykezelő (ticketing) modul
Iktató modul
Garancia modul
A-Z Szertár modul
A-Z Kölcsön modul
Miért érdemes minket választani?
ADATVÉDELEM
ÁSZF
Impresszum